Acasă/Proiecte/Asistent de mail cu AI
Opt conturi de mail șiun singur asistent AI
Aveam opt căsuțe de mail separate, pline de reclame, iar cererile clienților se pierdeau printre ele. Le‑am adunat pe serverul nostru, cu un filtru automat și un asistent AI care alege ce e important. Niciun răspuns nu pleacă fără aprobarea noastră.
De unde am pornit
Lucrăm des pe teren și aveam nevoie să vedem rapid, de pe telefon, ce e important. În schimb aveam opt căsuțe de mail separate: cinci de firmă, plus Outlook, Gmail și Yahoo.
Inbox‑ul principal de firmă ajunsese la 32.297 de mesaje. Reclamele și notificările automate acopereau cererile clienților, iar termenele din mailuri și din WhatsApp se urmăreau din memorie.
Soluția
- toate cele opt conturi într‑o singură aplicație web pe serverul propriu, accesibilă de pe orice dispozitiv
- un filtru la 10 minute care păstrează tot ce vine de la cineva căruia i‑am scris vreodată
- bănci, instituții, facturi și clienți protejați; restul reclamelor ajunge în Trash, de unde se poate recupera
- un asistent AI care, din oră în oră, alege ce e important și trimite o notificare pe telefon
- termenele din mail și WhatsApp trecute automat într‑un calendar
- răspunsuri scrise de asistent și trimise doar după aprobarea noastră
Drumul unui mail, de la Inbox la răspuns
Nimic nu se șterge definitiv automat. Tot ce aruncă sistemul ajunge în Trash.
Mailuri importante
O singură listă cu ce cere răspuns.
- Răspunde, Rezolvat sau Șterge mail
- „Fără răspuns” după 2 zile, în calendar
Trash unificat
Coșul tuturor conturilor, într‑un singur loc.
- Recuperează, iar filtrul învață
- golire doar cu confirmare explicită
Monitorizare prin mail
Echipamente urmărite prin mailurile pe care le trimit singure.
- 27 de căsuțe ale unui client, verificate de 2 ori pe zi
- raport zilnic pentru un automat de plată cu cardul
Ce s‑a schimbat în primele două zile
Cifre din 17–18.10.2026. Nu avem încă măsurători de timp economisit.
| Indicator | Înainte | După |
|---|---|---|
| Inbox principal de firmă | 32.297 mesaje | 28.684 |
| Inbox Outlook | 8.199 mesaje | 5.185 |
| Reclame mutate în Trash (prima trecere) | 3.772 | |
| Mailuri noreply și avizări mutate în Trash | 5.033 (4.531 + 502) | |
| Mesaje automate „zgomot” mutate | 2.762 | |
| Căsuțe monitorizate ale unui client | o căsuță nefuncțională, găsită | 27 / 27 după reparare, în aceeași zi |
Trei probleme și cum le‑am rezolvat
Outlook fără parolă IMAP
Microsoft nu mai acceptă parola simplă pentru IMAP. Am înregistrat o aplicație proprie în Azure, cu OAuth 2.0 și permisiuni IMAP/SMTP delegate, și am legat‑o de aplicația de mail.
Filtru care nu pierde clienți
În loc de liste de spam, regula de bază e „păstrează tot ce vine de la cineva căruia i‑am scris”. Lista de ~7.400 de adrese s‑a generat din mailurile trimise, iar recuperarea unui mail învață sistemul.
Atașamente și poze în text
Conectorul de mail nu trimitea atașamente. Fișierele se urcă pe server în bucăți de 96 KB, apoi un script construiește mailul MIME cu imagini în text și îl trimite pe același fir, cu copie în Sent.
Claude citește, noi aprobăm
Aici Claude nu e doar o unealtă de dezvoltare: e componenta care face rezumatul, din oră în oră, după reguli scrise.
Ce face Claude
- citește mailurile rămase după filtru și alege ce e important
- trece termenele în calendar și trimite notificare doar când e cazul
- aruncă reclamele scăpate de filtru, fără voie să atingă clienți, facturi, bănci sau instituții
- scrie ciorna completă a răspunsului, în limba mailului, fără prețuri sau termene inventate
Ce facem noi
- introducem parolele și cheile; Claude nu le introduce
- aprobăm listele de mutare și orice golire a coșului
- cerem modificări la ciornă și trimitem doar după confirmare
- păstrăm relația cu clienții
Nimic nu se trimite fără confirmare și nimic nu se șterge definitiv automat. Vezi și cum lucrăm cu Claude.
Servicii și proiecte apropiate
Asistenți AI pentru firme
Același mod de lucru, pentru mailul și clienții firmei tale.
Magazin B2B automatizat
Include asistentul WhatsApp care caută în catalogul real.
Infrastructură IT cu backup și anti‑ransomware
Serverul pe care rulează asistentul.
Mailurile importante se pierd printre reclame?
Spune‑ne câte conturi ai și unde sunt găzduite. Îți propunem un filtru și un asistent pe serverul tău, cu aprobarea ta la fiecare răspuns.